¿Qué son las Políticas de Tratamiento de Información?

Las Políticas de Tratamiento de Información son documentos que detallan cómo una empresa recoge, utiliza y almacena los datos personales de sus usuarios. Este proceso se refiere a “tratar” la información y es crucial para garantizar la transparencia y la protección de la privacidad de los datos.

¿Por qué hay que tener Políticas de Tratamiento de Información?

Si tu empresa está constituida legalmente, como una SAS, es obligatorio contar con estas políticas. La Ley 1581 de 2012 establece que debes tenerlas por escrito en un lenguaje claro y accesible. Además, es esencial que las personas que te proporcionan información puedan acceder a ellas fácilmente, lo que normalmente se realiza a través de tu página web.

¿Para qué son las Políticas de Tratamiento de Información?

Estas políticas permiten que las personas que comparten sus datos comprendan cómo se manejarán sus datos y cuáles son sus derechos. Esto incluye el derecho a darse de baja, modificar su información y conocer cómo se están utilizando sus datos. Los principios fundamentales que sustentan estas políticas son la libertad, la veracidad y la transparencia, entre otros.

¿Qué pasa si no tengo Políticas de Tratamiento de Información?

Si no cuentas con estas políticas, podrías enfrentarte a sanciones legales, ya que estarías incumpliendo la normativa vigente. Además, la falta de políticas claras puede generar desconfianza entre tus usuarios, afectando la reputación de tu empresa y su relación con los clientes.

¿Cuáles son los puntos más importantes que deben tener estas políticas?

Al redactar tus Políticas de Tratamiento de Información, asegúrate de incluir:

• Finalidad del tratamiento: Especifica por qué se recopilan los datos y cómo se utilizarán.
• Derechos de los titulares: Informa sobre los derechos que tienen los usuarios respecto a sus datos, como el derecho a acceder, rectificar y eliminar su información.
• Medidas de seguridad: Describe las medidas que implementas para proteger la información personal.
• Procedimiento para ejercer derechos: Establece cómo pueden los usuarios ejercer sus derechos, incluyendo cómo pueden solicitar cambios o darse de baja.
• Acceso público: Asegúrate de que estas políticas estén disponibles en un lugar accesible, como tu página web. Recuerda que al realizar el Registro de Bases de Datos, estas políticas se harán públicas para que cualquier persona pueda revisarlas a través de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Tener Políticas de Tratamiento de Información claras y accesibles no solo cumple con la ley, sino que también construye confianza con tus clientes y protege la integridad de tu negocio.