Qué es RNBD?

Posiblemente hayas encontrado esta sigla: RNBD. No te asustes. Significa “Registro Nacional de Bases de Datos”. Es un directorio donde vas a registrar tu empresa y vas a contar un poco sobre las bases de datos que tienes en la empresa.

Registrarte en este directorio es obligatorio. Así que no te dejes coger del día!

Cómo registras tu emprendimiento?

Primero que todo, es importante saber si debes registrarte en la base de datos. Ya respuesta es sencilla: si tienes un negocio, si tienes cualquier base de datos o si eres una empresa, te dejes registrar.

Ok. Ya lo tienes claro. Sí te debes registrar. Lo siguiente que debes hacer es revisar cuántas bases de datos manejas en tu empresa. Habla con tu equipo de define qué bases de datos tienes.

Son bases de datos todas las listas, archivos, directorios en el celular, en el computador, en una agenda, en un listado, en una carpeta, formatos donde recolectes datos, etc. Si tienes información de clientes, empleados, proveedores o aliados, es porque tienes bases de datos.

Las bases de datos que debes registrar  son donde tienes información personal de individuos. Esa información personal puede ser: nombres, apellidos, teléfonos, correo electrónico, dirección y cargo en la empresa, que son las más frecuentes. Pero también puedes recolectar información más sensible, como tipo de sangre, información financiera, fotocopia de la cédula, etc.

Si es información de empresas (como, por ejemplo, nombre de la empresa, NIT, ventas anuales) no se registran. Tienes el nombre, celular y cargo de un empleado de otra empresa? Sí, esos datos son información personal de ese empleado.

La información de empleados, accionistas, proveedores, aliados, clientes prospecto, bases de datos que tomaron en un evento, o que otra persona les compartío, todas esas son bases de datos. Que las tienen en el celular? Es una base de datos!

Diseña las Políticas de tratamiento de Datos Personales.

Primer paso: listo. Ahora, debes diseñar las Políticas de Tratamiento de Datos Personales. Este es un documento donde defines la forma en que tu empresa maneja las bases de datos. Aunque puede ser creado por cualquier persona, sí debes construirlo siguiendo algunos lineamientos que pide la ley. Puedes verificar los lineamientos aquí.

Si necesitas ayuda para redactar las Políticas de Tratamiento de Información, puedes solicitarla aquí.

Descarga el RUT

Antes de empezar a hacer el registro de tus bases de datos, debes descargar el RUT de la página de la DIAN. Ese RUT no debe tener más de 3 meses de descargado. No te desgastes: si no tienes el RUT descargado, no funciona la página del registro. Tienes una fotocopia? Nop, no sirve.

Realiza el registro en la página de la Superintendencia

Segundo paso? Listo. Ya puedes realizar el registro en la página de la Superintendencia de Industria y Comercio. Queremos hacerte una aclaración: para el registro no es necesario entregar las bases de datos. No hay que subir datos, ni cargarlos a la SIC. Solo se trata de contarle a la Superintendencia ciertas condiciones con las que manejas esas bases de datos.

Para realizar el registro de la base de datos primero debes registrarte en el sistema de la SIC.

Luego, una vez tengas el usuario y contraseña, debes seguir paso a paso la información que te van pidiendo en el sistema.

Si vas a hacer el proceso tú solo, te recomendamos leer las preguntas frecuentes que tiene la Superintendencia , ver los videos y leer el manual, para que el proceso te resulte menos complejo.

Si no tienes mucho tiempo o no puedes realizar el esfuerzo de aprender a realizar el proceso, puedes solicitar asesoría aquí.

Después del registro de bases de datos

Una vez terminas de realizar el registro de tus bases de datos y te llegan los mensajes de éxito, te recomendamos que le comuniques a los titulares de las bases de datos (a esta altura ya debes saber quiénes son los titulares!) las políticas de tratamiento de datos personales y pide las autorizaciones que te hagan falta.

Para eso, puedes:

• Poner un Aviso de Privacidad en los puntos de contacto.
• Puedes publicar las políticas en tu página de internet.
• Crea los formatos de recolección de datos personales.
• Pide las autorizaciones de tratamiento de datos a los titulares de los cuales no tengas.

Vale la pena todo este esfuerzo?

Creemos que sí. Tenemos que verlo desde el punto de vista del usuario. Tenemos que recordar todas las veces que nos llaman a ofrecer cosas que no queremos. Las veces que nos llaman de una empresa que no conocemos y con la que no queremos tener contacto. Esta es una herramienta para nosotros como consumidores. Qué opinas?